La labor de orientación que desempeñan los instructores en el Proceso de la Formación Profesional Integral SENA es de vital importancia para garantizar la calidad de los programas, por ello se hace necesario establecer pautas mínimas de acción al interior del Ambiente Virtual de Aprendizaje (AVA).
La función del instructor virtual en el SENA se fundamenta en lo expuesto por Padilla, Leal, Hernández, & Cabero (2012), quienes la definen como la acción de orientar a los aprendices con el fin de facilitar "la comprensión de los contenidos, la interpretación de las descripciones procedimentales, el momento y la forma adecuada para la realización de trabajos, ejercicios o autoevaluaciones, y en general para la aclaración puntual y personalizada de cualquier tipo de duda..." (pág. 25).
Es así como esta guía recoge las acciones mínimas que deberán ser realizadas por los instructores, de acuerdo con las funciones formativas planteadas por Cabero (2004).
6.1 FUNCIÓN ORGANIZATIVA
Requerirá de la planeación y el alistamiento del espacio de formación; estableciendo aspectos como la estructura de la ejecución, normas de funcionamiento, tiempos asignados, entre otros.
6.2 FUNCIÓN ORIENTADORA
Permitirá el uso de las herramientas dispuestas en el ambiente virtual por parte del instructor, con el propósito de implementar estrategias, técnicas e instrumentos con el fin de guiar al aprendiz a alcanzar un aprendizaje significativo.
6.3 FUNCIÓN SOCIAL
Determinará y orientará la forma en la que quienes participan del proceso formativo, Instructor Aprendiz, puedan comunicarse, desarrollando habilidades sociales que permitan aprovechar el trabajo colaborativo e interacción por medio del uso de las herramientas tecnológicas disponibles.
6.4 FUNCIÓN TÉCNICA
Incentivará el acceso de los aprendices al ambiente virtual, así como el conocimiento sobre el uso de las herramientas disponibles, tales como chat, sesiones en línea, correo electrónico, envío de actividades, participación en foros, entre otros.
6.5 FUNCIÓN ACADÉMICA
Promoverá que los aprendices alcancen las competencias propias de la formación, para esto el instructor deberá demostrar dominio en los contenidos del programa que orientará bajo el enfoque metodológico institucional.
Es importante destacar que la principal tarea del instructor, durante el desarrollo de la formación, consiste en realizar el acompañamiento diario a los aprendices, guiándolos durante todo el proceso formativo, esta labor se complementará con las demás acciones a realizar.
7.1 ANTES DE INICIAR EL PROCESO FORMATIVO.
Antes del ingreso de los aprendices a la formación el instructor deberá garantizar el alistamiento del ambiente virtual, validando que todos los elementos que lo componen se encuentren organizados para el correcto funcionamiento del proceso formativo. Estas acciones no deberán tomar más de un día, entendiendo así que, el inicio de actividades para los aprendices será máximo el día siguiente calendario a la fecha registrada como inicio en el Sistema de Gestión Académico Administrativo SofiaPlus.
Página 12:
Revisar las actividades y contenidos dispuestos en el ambiente de aprendizaje, validando su correcto funcionamiento.
Página 27:
En su autonomía, el instructor podrá durante el momento de alistamiento, definir las evidencias a desarrollar durante el proceso de formación, sin poner en riesgo el alcance del RAP propuesto en cada actividad de aprendizaje. Si llegará a modificar las actividades, deberá actualizar los documentos y/o recursos donde se estipulen las evidencias, tales como: guía(s) de aprendizaje, calificaciones, cronograma y demás.
Una vez se realicen las acciones antes mencionadas, el instructor deberá, por medio del Sistema de Gestión Académico Administrativo SofiaPlus, administrar la ruta de aprendizaje asociando a los aprendices al grupo/ficha, cambiando el estado de "Inscritos" a "En formación".
7.2.3 Cronograma de Actividades.
Todo cronograma disponible (en línea y/o descargable) deberá ser ajustado con los tiempos reales de la formación, teniendo en cuenta tanto las fechas estipuladas en el Sistema de Gestión Académico Administrativo SofiaPlus, como los tiempos para el desarrollo de las actividades.
La publicación de este cronograma será fundamental para la organización de las actividades propuestas en las guías de aprendizaje, así como los criterios de evaluación de los Resultados de Aprendizaje.
• Fecha de inicio y finalización por cada actividad de aprendizaje; estas fechas no se podrán superponer entre sí, deberán ser secuenciales y continuas.
• Fechas y horas para el desarrollo de las sesiones en línea.
En el espacio "Descripción" se deberá indicar el Horario de atención sincrónica u Horario Chat, éste deberá ser de mínimo una hora a la semana por cada uno de los grupos/fichas asignadas y en ejecución, estableciendo el/los días(s) de atención, ruta exacta y/o el enlace para el ingreso.
Fotografía actualizada.
En la sección "Información Profesional", deberá indicar: "Profesión" y "Experiencia Profesional".
En los programas con Menú del Curso I, las actividades de aprendizaje se encuentran divididas por secciones, el instructor deberá garantizar que en estas se encuentren, como mínimo, los siguientes documentos/recursos:
• Recurso tipo documento de la Guía de aprendizaje en su versión descargable.
• Material(es) de formación y Material(es) de apoyo o complementario(s).
• Actividades de aprendizaje a presentar por los aprendices y los respectivos enlaces para su envío.
"Fecha límite": seleccionará la fecha fin de la formación (fecha fin establecida en el Sistema de Gestión Académico Administrativo SofiaPlus o máximo dos días hábiles antes).
7.2.9 Adecuación de Foros.
Durante el proceso de alistamiento, el instructor realizará la configuración y apertura de los foros propuestos para el desarrollo del proceso formativo de acuerdo con las siguientes disposiciones:
• Se deberá conservar el nombre exacto estipulado en este documento para el "Foro Social" y "Foro de Dudas e Inquietudes".
Por otra parte, y de requerirlo, desde la opción "Configuración Calificaciones" el instructor podrá ajustar las ponderaciones de las categorías de los resultados de aprendizaje y de cada una de las actividades a presentar por el aprendiz, deberá verificar que la sumatoria porcentual de todas las categorías de los resultados de aprendizaje sea del 100%.
7.2.11 Orientaciones sobre el Diseño de Anuncios.
El anuncio es un acto comunicativo que tiene como objetivo ayudar al aprendiz a situarse en su Ambiente de Formación Virtual. Los anuncios deberán ser publicados por el instructor quién evitará generar duplicidad en los mensajes.
• Deberán ser textuales y no serán insertados o pegados como imágenes.
• Se recomienda, que la firma en los anuncios se limite al nombre del instructor.
7.3.2 Anuncio de Bienvenida.
Deberá ser publicado el día de inicio de la formación (fecha establecida en el Sistema de Gestión Académico Administrativo SofiaPlus) o máximo el día calendario siguiente, el mensaje deberá contener como mínimo la siguiente información:
• Nombre y número de grupo/ficha.
• Nombre completo del instructor.
• Espacios internos de comunicación.
• Fecha de inicio y fin de la formación.
7.4 DURANTE EL PROCESO FORMATIVO.
En este momento se desarrollarán la mayor parte de las acciones determinadas para la formación, las cuales requieren la participación activa de los aprendices, con el fin de alcanzar los objetivos propuestos en el programa.
7.4.2 Tiempos de Calificación y Retroalimentación.
Para el desarrollo y orientación de los programas virtuales, el SENA ha determinado tiempos específicos de atención al aprendiz, es así como para la Formación Complementaria Virtual se ha definido que:
• El instructor contará con un día hábil para la respuesta y dinamización de los diferentes foros.
• El instructor contará con dos días hábiles para su calificación y retroalimentación.
Página 51:
El instructor contará con un día hábil, contados a partir de la fecha de publicación de la participación del aprendiz, para la respuesta y dinamización de los diferentes foros.
Página 66:
El tiempo de respuesta del instructor en los foros deberá ser como máximo el día hábil siguiente desde la fecha de publicación del aprendiz.
Página 51 (Complementaria):
El instructor contará con un día hábil, contados a partir de la fecha de publicación de la participación del aprendiz, para la respuesta y dinamización de los diferentes foros.
Página 131 (Titulada):
Tiempo de respuesta y dinamización de foros: un (1) día hábil, contados a partir de la fecha de publicación de la participación por parte del aprendiz.
Página 51 (Complementaria):
El instructor contará con dos días hábiles, contados a partir de la fecha de envío de la actividad, para su calificación y retroalimentación.
Página 131 (Titulada):
Tiempo de calificación y retroalimentación de actividades: tres (3) días hábiles, contados a partir de la fecha de envío de la actividad por parte del aprendiz.
7.4.3 Sesiones en Línea/Online Sessions.
La grabación y resumen deberán estar publicados y disponibles para el aprendiz en un máximo de dos días hábiles después de la fecha de desarrollo de la sesión en línea.
A partir de la segunda sesión: el anuncio de invitación deberá ser publicado dos días hábiles antes de la fecha establecida para este encuentro.
Página 55 (Complementaria):
El anuncio de invitación deberá ser publicado dos días hábiles antes de la fecha establecida para este encuentro.
Página 138 (Titulada):
Anuncio de invitación, ingreso a las sesiones en línea: deberá publicarse dos (2) días hábiles antes de la fecha de realización de la sesión.
7.4.4 Atención Sincrónica.
El instructor orientará espacios de atención sincrónica a través del servicio de Chat, se deberá establecer una atención mínima de una hora semanal por cada uno de los programas asignados.
Anuncio de cierre actividad de aprendizaje:
Deberá contener como mínimo, mensaje estipulando la conclusión de la unidad y la invitación a continuar desarrollando las actividades del programa. Será publicado en la fecha de terminación de la actividad de aprendizaje establecida en el cronograma.
Anuncio de invitación a ingresar a las sesiones en línea por actividad de aprendizaje:
El instructor deberá publicar como mínimo un anuncio semanal con un mensaje motivacional y la invitación al desarrollo de las actividades del programa.
Sección 7.4.7 Foros (págs. 59-69):
Constituyen el principal elemento de comunicación, es posible generar debates con relación a los temas de la formación, solucionar dudas e inquietudes y demás. Es responsabilidad del instructor realizar la primera participación en el foro. El instructor deberá dar respuesta acorde a las preguntas, retroalimentar con nuevas reflexiones. El instructor realizará la apertura y publicará la primera participación. El instructor publicará la conclusión como una nueva respuesta en el foro.
Para el manejo del "Foro Social", el instructor podrá retroalimentar las participaciones de manera grupal. Se deberá personalizar las respuestas dadas a los aprendices en el (los) foro(s) temático(s), esto se evidenciará al no hacer uso de plantillas o comentarios iguales.
Sección 7.4.9 Orientaciones para la Retroalimentación de Actividades (págs. 70-73):
La retroalimentación efectiva por parte del instructor responderá a tres (3) preguntas que deberán estar claras para el aprendiz:
1. ¿Cómo voy y hacia a dónde voy?
2. ¿Cómo lo estoy haciendo?
3. ¿Qué sigue después de esto?
El instructor deberá tener presente las orientaciones y aspectos que hacen de la retroalimentación un proceso efectivo: Aclarar, Valorar, Expresar Inquietudes, Hacer sugerencias.
7.4.10 Motivar al Desarrollo de las Actividades del Programa.
Mensajes de aliento y apoyo, cuando los aprendices no están participando activamente, no registren ingreso al grupo/ficha o no están realizando las actividades propuestas.
7.5 AL FINALIZAR EL PROCESO FORMATIVO.
El instructor podrá deshabilitar los enlaces para envío de evidencias, pruebas, foros temáticos y social. Garantizar la disponibilidad del cronograma de actividades, grabaciones sesiones en línea, materiales para descarga. Dar respuesta a todas las participaciones de los aprendices en el "Foro de dudas e inquietudes" hasta la fecha fin.
7.5.1 Anuncio de Cierre de la Formación.
Dos días hábiles antes del cierre de la formación, el instructor deberá informar el cierre del programa indicando cómo descargar su certificado y aconsejar a los aprendices para realizar otros programas de formación.
7.5.3 Anuncio Aprendices Aprobados.
El día del cierre de la formación se publicará un anuncio con el listado final de aprendices que aprobaron la formación.
7.5.4 Verificar y Registrar Juicios de Evaluación.
El instructor deberá verificar que los juicios de evaluación se encuentren registrados en el espacio correspondiente del LMS y en el Sistema de Gestión Académico Administrativo SofiaPlus.
7.5.5 Verificar y Registrar Novedades.
El día de finalización del programa, el instructor verificará que las novedades de los aprendices se encuentren registradas. Registrará las novedades de cancelación en el Sistema de Gestión Académico Administrativo SofiaPlus, teniendo en cuenta los siguientes criterios:
• Nunca ingresó al curso.
• Ingresó al curso, pero no participó.
7.5.6 Espacio Reporte del Curso.
La sección denominada "Reporte del Curso", deberá ser creada como una última sección y configurada como no disponible para los aprendices.
En esta sección "Reporte del Curso", el instructor deberá registrar:
• Copia de descarga de las calificaciones con la totalidad de aprendices y actividades calificadas.
• Formato de cierre solicitados por el Centro de Formación.
8.2.7 Acompañamiento en la Estrategia de Bienestar al Aprendiz.
Empleando los medios que consideren pertinentes, o más adecuados, el EEF deberá comunicar a los aprendices la información institucional relevante, como es la programación de actividades de bienestar al aprendiz. Esto fomentará el sentido de pertenencia con la institución.
8.2.6 Seguimiento al Ingreso Inicial de los Aprendices
Durante la primera semana del programa, el EEF deberá prestar especial atención al ingreso de los aprendices al ambiente virtual, en este momento es cuando, posiblemente, el aprendiz requiera un mayor apoyo por parte de los instructores.
Por lo cual, si luego de cinco días calendario de haber iniciado el programa, el aprendiz no ha realizado el ingreso al LMS, el instructor vocero, deberá comunicarse con él a través de los diferentes medios disponibles (correo electrónico, anuncios, mensajería, entre otros) e invitarle a participar y de ser necesario ofreciéndole su ayuda. Esta comunicación deberá realizarse diariamente hasta que el aprendiz haga el ingreso al ambiente de formación.
8.3.2 Tiempos de Calificación y Retroalimentación.
Para la Formación Titulada se ha definido:
• Tiempo de respuesta y dinamización de foros: un (1) día hábil.
• Tiempo de calificación y retroalimentación de actividades: tres (3) días hábiles.
8.3.3 Comunicación con Aprendices.
El EEF mantendrá comunicación constante con los aprendices, con el fin de guiarlos durante todo el programa formativo. Deberá realizar un acercamiento con los aprendices al inicio de cada semana, utilizando las herramientas de comunicación dispuestas en el LMS, tales como el correo electrónico, anuncios, mensajería interna, entre otras; recordando las actividades propuestas y la información que considere relevante con relación al programa.
Anuncio previo de cierre de fase: cinco (5) días hábiles antes del cierre de la fase (fecha establecida en el cronograma de fase), se publicará un anuncio recordando la fecha de terminación.
8.3.6.1 Anuncios de inicio y cierre de fase
Para el inicio y cierre de cada una de las fases lectivas del programa formativo, el EEF deberá publicar como mínimo los siguientes anuncios:
• Anuncio de inicio de fase con la siguiente información: nombre de la fase de acuerdo con el proyecto formativo, fecha de inicio y finalización establecida en el cronograma de fase, instrucciones sobre qué consultar y los pasos a seguir para el desarrollo de las actividades. Deberá ser publicado en la fecha de inicio de fase (fecha establecida en el cronograma de fase) o máximo un día hábil antes.
• Anuncio previo de cierre de fase: cinco (5) días hábiles antes del cierre de la fase (fecha establecida en el cronograma de fase), se publicará un anuncio recordando la fecha de terminación.
• Anuncio de cierre de la fase: Deberá ser publicado en la fecha fin establecida en el cronograma de fase, o máximo un día hábil después, informando a los aprendices que la fase ha culminado. Este anuncio también deberá ser publicado al finalizar la fase inducción.
• Anuncio de aprendices aprobados de la fase: indicando el listado de aprendices que han aprobado los Resultados de Aprendizaje asociados a la fase. Esta información se podrá publicar en el anuncio de cierre o en un anuncio adicional hasta máximo quince (15) días calendario después del cierre de la fase (fecha establecida en el cronograma de fase).
8.3.12 Promover el Trabajo en Equipo.
El trabajo colaborativo es fundamental para el aprendizaje y la construcción del conocimiento, por esta razón el EEF desempeñará un papel fundamental con el fin de fomentar la conformación y organización de equipos de trabajo.
En este espacio [Comités evaluativos – Actas], y de acuerdo con cada una de las subsecciones creadas, el vocero del EEF deberá registrar la siguiente información: actas de comité, planes de mejoramiento, llamados de atención y registro de novedades. Por último, las actas, asistencias, firmas, registros, avisos, en otros documentos, deberán cargarse en esta subsección como máximo treinta (30) días calendario después de terminada la fase.
9.2 USO DE LA INFORMACIÓN DE LOS APRENDICES.
Toda acción basada en la información y toma de datos de aprendices deberá estar bajo la normatividad de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, dictaminando que no se podrá hacer uso de la información de aprendices y otros actores a los cuales se tiene acceso para dar un uso diferente a la formación y desarrollo de actividades propias del SENA.
10. ACOMPAÑAMIENTO AL INSTRUCTOR EN LA EJECUCIÓN DE LA FORMACIÓN VIRTUAL
En los anexos 1 al 14 encontrarán las 14 listas de chequeo para la formación virtual, las cuales permitirán verificar el cumplimiento de las acciones obligatorias por parte del instructor y el EEF en el ambiente virtual de aprendizaje.
Las acciones que deberán realizar los Centros de Formación para aplicar la lista de chequeo son:
• Realizar las acciones de divulgación de la Guía de Orientaciones para la Formación en el AVA vigente.
• Implementar la Guía de Orientaciones para la Formación en el AVA vigente.
• Realizar las acciones de acompañamiento al 33% de los instructores mensualmente.
• Aplicar las listas de chequeo de Centros de Formación a la totalidad de los programas e instructores durante la vigencia.
11. PROCESO DE MEJORA – LINEAMIENTOS Y ESTRATEGIAS
La Dirección de Formación Profesional, propenderá por implementar estrategias colectivas de mejora que apunten a garantizar la calidad y pertinencia del acompañamiento del instructor en el proceso formativo.
De considerarse necesario, el instructor podrá proponer cambios en los materiales y actividades existentes, que complementen u optimicen los que se encuentran en el programa semilla. Estas nuevas contribuciones podrán ser reportadas a través del formulario dispuesto para tal fin.
